Démarrage d'une nouvelle activité

Envie de démarrer une nouvelle activité
avec votre Section Locale ADAS Saclay
mais comment faire ?

On vous explique tout en détails !

 1- 📋 Définition de votre projet :

1. ⬚ Vous vérifiez qu'une activité similaire n'est pas déjà proposée.
    
2. Qui ANIMERA LES SEANCES ?
   ⬚ Soit vous animez vous-même l’activité
   ⬚ Soit vous trouvez un.e intervenant.e extérieur.e, et dans ce second cas, vous êtes référent.e de l’activité pour l’ADAS.
    
3. Quand LES SEANCES AURONT-ELLES LIEU ?
   ⬚ Vous définissez un horaire, une fréquence et une période pour votre activité.
     _ℹ️  Les inscriptions aux activités se font par année civile ou ½ année civile (janvier-été ; septembre-décembre). Il est possible de démarrer une activité en cours d’année, mais attention à ne pas lancer l’activité sur une année scolaire (à cheval sur 2 années civiles), car les adhésions à l’ADAS se font par année civile.
    
4. Où LES SEANCES AURONT-ELLES LIEU ?
   ⬚ Vous définissez un lieu pour votre activité.
     _ℹ️  Nous disposons d'une salle polyvalente (B1.08) et d'un bureau (B1.15); demandez-nous les disponibilités de ces salles pour votre projet d’activité. Vos contacts : Camille Resseguier / Marina Pavlides (at INRAE).
     _ℹ️  Dans certains cas, une activité peut avoir lieu dans un espace commun (espace de convivialité, comme le Tricot(thé)) ; vérifiez alors auprès des unités voisines si l’occupation régulière de cet espace est possible.
    
5. Comment METTRE EN PLACE L'ACTIVITE ?
    ⬚  Vous définissez un nombre maximal d’inscriptions.
    ⬚  Si l’activité nécessite du matériel, merci d'établir un devis.
    ⬚  Si vous faîtes appel à un.e intervenant.e extérieur.e, il faut lui demander un devis avec le prix détaillé par cours, le nombre de cours et les dates exactes.
      _ℹ️  Nous fonctionnons uniquement par prestations ; nous ne souhaitons pas rémunérer les professeurs en tant que salariés.
    
6. Pourquoi PASSER PAR l'ADAS POUR PROPOSER CETTE ACTIVITE ?
     _ℹ️  Les inscrits à l'activité seront assurés via l'assurance souscrite par l'ADAS.
     _ℹ️  Nous pouvons financer du matériel, mettre une salle à disposition (même si les possibilités sont limitées, et nous le regrettons).
     _ℹ️  Pour les activités payantes, nous appliquons une subvention sur le tarif demandé par les intervenant.e.s extérieur.e.s.
     _ℹ️  Vous bénéficiez d'une communication transverse aux unités via le site web et la liste de diffusion.

2- 📞 Muni.e de toutes ces informations, vous nous contactez :

Via notre adresse de contact (adas-saclay-contact_at_inrae.fr) ou via vos contacts de proximité qui transmettront.

  _ℹ️  Le Bureau ou le Conseil d'Administration (qui se réunit tous les mois et demi environ) validera ou non la proposition. En cas d’activité payante, le tarif ADAS sera défini par le CA et vous sera communiqué.
  _ℹ️  Pour connaître la date de la prochaine réunion du CA, consultez l'agenda du mois.

C’est tout bon, votre activité est validée. Et maintenant ?
3- 📣 On communique et on lance les inscriptions

1.  ⬚ Bien sûr, vous êtes adhérent.e à l'ADAS Saclay pour démarrer cette activité en tant que référent.e ou animateur.trice ;)
    
2. S'il y a un.e intervenant.e extérieur,.e :
     ⬚ Il faudra valider / ajuster le devis et les conditions (dates, salle...) avec l'intervenant.e avant de lancer l'activité.
     ⬚ Nous définirons ensemble les modalités de règlement de la facture (en 1 fois ou plusieurs ; éviter les paiements avant les prestations). Vos contacts : Camille Resseguier / Jérôme Bussière (at INRAE).
    
3.  ⬚ Nous définirons ensemble les modalités d'inscription à l'activité.
     _ℹ️  Les informations à collecter sont : Nom Prénom / Mail / Adhésion / Inscription à l'année ou 1/2 année / Moyen de paiement / Questionnaire de santé en cas d'activité sportive.
     _ℹ️  Nous vous proposons un formulaire framaforms intégrant la collecte de ces informations (Cf exemples : Impro, danse rock) et nous vous donnons accès aux résultats. Votre contact : Adeline Simon (at INRAE).
    
4.  ⬚ Vous vérifierez la page web présentant votre activité. Votre contact : Adeline Simon (at INRAE).
    
5.  ⬚ Vous enverrez un mail sur la liste adas saclay pour présenter votre activité. Vos contacts : Camille Resseguier / Adeline Simon (at INRAE).

Les premières inscriptions arrivent ! 
4- ✅ Vérification des inscriptions

1. ⬚ Vous collectez les demandes d'inscription et à nous les communiquer pour vérification des adhésions ADAS. Votre contact : Marina Pavlides (at INRAE).
     _ℹ️  Si vous avez opté pour le formulaire framaforms, nous aurons accès en direct aux informations ; c'est simple et pratique ;)
    
2.  ⬚ Pour les activités payantes, vous collectez / vérifiez les paiements des inscrits (par chèque ou virement). Cf les moyens de paiement. Votre contact : Jérôme Bussière (at INRAE).
    
3. ⬚ Si nécessaire, vous collectez les questionnaires de santé.
     _ℹ️  Si vous avez opté pour le formulaire framaforms, les questionnaires pourront y être déposés, et nous y aurons accès en direct ; c'est simple et pratique ;)

5- 🚀 L'activité commence !

1.   _ℹ️  Il est temps de s'occuper des accès par badge au campus ou à la salle pour les intervenant.e.s. Camille Resseguier / Marina Pavlides (at INRAE) s'en chargeront.
    
2.   _ℹ️  Il faut assurer l’activité / la salle auprès de l'ADAS nationale. Marina Pavlides (at INRAE) s'en chargera.
    
3. ⬚ En tant qu'animateur.trice ou référent.e., vous accueillez les participant.e.s déjà inscrit.e.s, et répondez aux demandes de renseignement d'autres personnes qui seraient intéressées.
     _ℹ️  Une séance d'essai gratuite est possible avant inscription définitive.

6- 🔄 Au fil de l’eau

1. ⬚ Continuer à communiquer les noms des nouveaux inscrit.e.s à Marina Pavlides (at INRAE), et le cas échéant, à vérifier les paiements correspondants avec Jérôme Bussière (at INRAE).
     _ℹ️  Si vous avez opté pour le formulaire framaforms, nous aurons accès en direct aux nouvelles inscriptions ; on vous redit que c'est simple et pratique ?
    
2. ⬚ Communiquer toute modification de dates à Adeline Simon (at INRAE) pour l'agenda du mois.
    
3. ⬚ Pour les activités avec intervenant.e, noter les cours éventuellement annulés (intempéries, intervenant.e malade, …) et les communiquer à Camille Resseguier (at INRAE) et Jérôme Bussière (at INRAE) afin de vérifier que la facture à payer correspond bien à la prestation effective.

Alors, prêt.e.s à vous lancer ?

Nous, on est prêt.e.s à vous accompagner !